Menerima Umpan Balik

Dalam hidup ini, kita menghadapi bermacam-macam situasi umpan balik. Ada perusahaan atau pimpinan perusahaan yang bersikap positif terhadap umpan balik, dan mencatat semua masukan sebagai landasan perbaikan. Bahkan, ada perusahaan yang memberi hadiah kepada pemberi umpan balik yang idenya bisa membawa perbaikan yang signifikan.

Namun, dalam kehidupan sehari-hari, apakah demikian kenyataannya? Apakah mudah bagi kita untuk menyampaikan kejelekan-kejelekan teman atau saudara kita, langsung di hadapan mereka? Meskipun dengan niat dan tujuan baik agar mereka bisa berubah dan menjadi lebih baik lagi, rasa waswas itu tentunya ada karena tak tertutup kemungkinan mereka yang diberikan umpan balik akan berbalik marah alih-alih melakukan introspeksi diri. Jadi, dalam hal ini, umpan balik berisiko merusak hubungan.

Dalam lingkungan organisasi, kita tahu kesempatan promosi akan diberikan kepada sejumlah orang yang dipercaya bisa membawa organisasi ke arah yang lebih baik lagi. Tentunya tidak semua mendapatkan kesempatan emas ini. Dengan semangat pengembangan, biasanya organisasi akan memberikan sesi umpan balik pada semua yang mengikuti proses seleksi promosi ini dengan tujuan mereka mengetahui kelebihan dan kekurangannya sehingga dapat menyusun pengembangan diri yang tepat bagi mereka sendiri.

Namun, tidak jarang, alih-alih memikirkan program perbaikannya, karyawan yang tidak terpilih ini merasa marah dan kecewa, bahkan mencurigai adanya perlakuan tidak adil terhadap dirinya dan mempertanyakan obyektivitas para pengujinya. “Self esteem”-nya terganggu. Padahal, persepsi kita tentang diri kita sendiri tidak selamanya tepat, sementara kesuksesan kita lebih tergantung pada bagaimana orang lain memersepsikan diri kita, bagaimana reputasi kita di mata dunia.

Kita lihat, umpan balik bisa sangat merugikan. Betapa banyak karyawan, manajer, bahkan CEO yang masih sakit hati ketika mendapat umpan balik. Terutama mereka yang memiliki fixed mindset, merasa bahwa umpan balik itu adalah kritik mengenai dirinya. Oleh karena itu, bila tidak tepat momentum dan cara penyampaiannya, malah menimbulkan sakit hati dan rasa tidak nyaman.

Padahal, banyak perusahaan yang sekarang sudah mengadakan sesi pemberian umpan balik ini karena merasakan kebutuhan untuk pengembangan karyawannya. Di sinilah kita perlu sangat berhati-hati karena mereka yang merasa sakit hati akan sulit untuk melupakannya dalam waktu singkat dan malahan menjadi kontra produktif.

Mekanisme biologis penerima umpan balik

Pada saat orang menerima komentar yang bersifat pengembangan bagi dirinya, reaksi yang terjadi bisa saja langsung berpikir: “wah, promosi saya terhambat nih”, atau bahkan “wah, jabatan saya terancam”. Bila hal ini terjadi, artinya dalam otak kita sedang berlangsung mekanisme fight or flight, yang berfokus pada bagaimana membela dan menyelamatkan diri sehingga menutup fungsi berpikir lain.

Bisa kita bayangkan bagaimana seorang penerima umpan balik menjadi bersikap sedemikian defensifnya. Ini adalah mekanisme tidak terkontrol yang terjadi di kesadaran individu. Bukankah secara logis kita seharusnya bisa melihat bahwa umpan balik itu memang berguna. Bukankah kita juga bisa menghitung risiko terburuk sekalipun, kita juga masih bisa survive di tempat lain bilamana memang harus kehilangan jabatan? Bukankah sebetulnya it’s not the end of the world, apalagi kalau kepentingannya adalah agar kita bisa mengetahui area pengembangan kita?

Kenyataannya, masih banyak individu yang belum mengembangkan kemampuannya menerima umpan balik tanpa kekhawatiran. Artinya, otak si individu hanya menganggap bahwa masukan itu adalah ancaman terhadap dirinya, bahkan seperti ancaman antara hidup dan mati. Syaraf simpatetiknya bekerja keras. Tubuhnya menegang, tekanan darah meninggi, siap untuk melawan bila diserang lebih lanjut. Dalam operasi seperti ini, otak bahkan tidak bisa menerima umpan balik positif apa pun.

Apakah bila umpan balik negatif ini dikombinasikan dengan umpan balik positif akan terjadi perubahan pada otak? Otak yang tidak dilatih untuk menahan kerja saraf simpatetik akan tetap menolak umpan balik apa pun, positif maupun negatif. Kiat manajemen yang mengungkapkan formula 4 banding 1 untuk pemberian umpan balik, artinya 4 masukan positif mendampingi 1 masukan perbaikan, juga dianggap tidak mempan bila memang otak tetap pasang kuda-kuda dan belum menyediakan reaksi netral. Otak yang tidak terlatih ini tetap akan menganggap masukan positif sebagai ancaman.

Cara lain untuk perbaikan kinerja

Tidak diragukan lagi, penilaian karyawan yang dilakukan dengan jeda yang panjang, seperti setiap semester atau lebih lebih setahun sekali menjadi tidak efektif. Suasana kerja dengan banyak diskusi mencari solusi bisa kita kembangkan sehingga kita tidak perlu menohok bawahan dengan kekurangan-kekurangannya, tetapi mendorong ia sendiri yang menyadari kekurangannya dan mencari jalan untuk perbaikan.

Di samping itu, ada beberapa kesalahan keyakinan mengenai masalah pemberian umpan balik di organisasi ini. Pertama, keyakinan bahwa yang berperan adalah pemberi umpan balik. Padahal, peranan paling penting dimiliki oleh si penerima yang bisa memutuskan apakah ia mau menerima umpan balik yang diberikan dan melakukan perbaikan karenanya atau tidak. Keyakinan kedua adalah bahwa individu yang diberi umpan balik, pasti bisa belajar sesuatu yang disarankan oleh pemberi umpan balik. Tidak memedulikan proses ‘unlearning’ ataupun ‘relearn’ nya. Keyakinan ketiga adalah tentang excellence. Keadaan ideal bagi setiap individu itu bisa jadi berbeda. Jadi, excellence dalam benak pemberi umpan balik, tidak selalu cocok untuk si penerima umpan balik.

Manusia itu peka seperti tanaman

Kita perlu mendapat informasi yang jelas di mana tempat berdiri dan ke mana akan pergi. Kita hanya akan excel bila kita berada dalam lingkungan yang bisa memahami kita secara utuh dan peduli pada apa yang terjadi pada kita, apa yang kita rasakan, dan apa yang ingin kita raih dalam pengalaman bersama ini.

Eileen Rachman & Emilia Jakob

EXPERD

CHARACTER BUILDING ASSESSMENT & TRAINING

Artikel ini terbit di Harian Kompas edisi 6 Juli 2019.